Chris Choi

Folder Management

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우리는 정보의 홍수, 아니 정보의 카트리나 Hurricane Katrina 시대에 살고 있다. 정보는 세상에만 넘치고 있는 것이 아니다. 우리의 PC에도, 우리의 Digital Camera에도 정보는 넘쳐 나고 있다. 따라서 우리는 정보를 잘 먹고 소화하느냐, 아니면 오히려 과도한 정보에 먹혀 버리느냐 하는 중대한 갈림길에 직면해 있다고 볼 수 있다.

과도한 정보에 체하지 않기 위해서는 크게 다음의 두 가지 측면을 고려해야 한다.

 

  • Ÿ   입수하는정보의양을줄이되, 중요한정보를선택적으로입수하는
  • Ÿ   입수한정보를효과적으로관리하는

 

이 글에서는 두 번째 측면에 대해 언급해 보고자 한다. ‘Folder’의 효과적인 이용을 통해 정보를 관리하는 방법을 소개하고, 그 효용을 알아 보도록 한다.

Category로서의 Folder

내가 처음으로 Folder의 개념에 대해 관심을 가진 것은 e-mail을 본격적으로 업무에 사용하고 나서부터였다. 쏟아지는 e-mail을 관리하지 못하다 보니, 업무의 흐름을 놓치거나 할 일을 잊어 버리는 일이 종종 발생했다. 그래서 e-mail과 Folder의 결합을 고려하게 되었다.

회사에서는 Outlook을 사내 표준 소프트웨어 중 하나로 지정하는 경우가 많다. 그런데 종종 발견할 수 있는 점이 하나 있는데, Outlook 데이터 파일 – 확장자가 ‘pst’인 파일로, e-mail과 일정, 연락처 등을 저장할 때 사용되는 파일이다. – 을 생성한 후에 하위 Folder를 만들지 않고, 하나의 최상위 Folder에 모든 e-mail을 저장하는 것이다. e-mail의 개수가 많지 않다면 문제가 되지 않겠지만, 하루에도 50통, 100통의 e-mail을 받는 사람이라면 분류가 적절히 되어 있지 않은 e-mail의 홍수에 때때로 골머리를 썩을 것이다. 지난 주에 고객으로부터 받은 e-mail을 하나 찾아야 하는데, 그 고객으로부터 매일 여러 통의 e-mail을 받는다면 어떻게 해야 하는가? 이런 상황이 빈번하다면 업무의 효율성을 개선하는 데 도움이 되어야 할 e-mail이라는 정보가 오히려 효율성을 막아 서는 꼴이 될 수도 있다.

먼저 Outlook의 Folder를 생성하는 것으로부터 시작해 보자. 필자는 Business, English, Global Mind 등의 주제로 Folder를 만들어 사용하고 있다. 필요하다면 Sub-Folder를 한 수준, 혹은 두 수준 하위로 만들어도 좋다. 단, 너무 많은 하위 수준의 Folder가 존재하면 오히려 헷갈리기 쉬우므로, 최대 세 수준을 넘지 않도록 하는 것이 좋다.

[Figure 1. Outlook e-mail 관리를 위한 Folder]

Category적용

위의 Outlook Folder는 Local PC의 Folder 구조와 동일하다. 또한 보유 도서를 분류하는 Category와도 동일하다.

[Figure 2. File 관리를 위한 Folder]

 

Blog의 Menu도 마찬가지다.

 

 Folder Management_Image 3

[Figure 3. Blog의 Menu]

 

즉, 책이나 e-mail, 그리고 파일 등 모든 자료를 분류하고 저장하는 기준이 되는 Category를 다음과 같이 보유하고 있으며, 이 Category를 항상 적용하고 있다.

조금 번거롭더라도 시간을 내어 나에게 필요한 Folder List를 만들어 보자. 그리고 그 Category를 Outlook이나 PC에 만들고, 보유하고 있는 정보를 그 Category에 맞게 정리해 보자. 한 번 정리해 두면 추가되는 정보를 Category에 맞게 분류하고 저장하는 일은 그다지 어렵게 느껴지지 않을 것이다.

물론 한 번 만든 Folder List를 변경 없이 계속 사용하는 것은 어렵다. 시간이 흐름에 따라 Folder를 추가하고 삭제하는 일은 종종 필요하기 때문이다.

Folder Management_Image 3

[Figure 4. 문서 관리를 위한 Folder]

필자 역시 위의 사진과 같이 업무 등을 위해 자료를 정리하고 분류하며 위의 Folder List를 수 년에 걸쳐 조금씩 수정한 것이다. 당연히 앞으로도 계속 수정해 갈 것이다.

Folder 사용의편익

무엇보다 중요한 Folder 사용의 편익은 정보 Access 속도의 향상이다. ‘얼마나 신속하게 필요한 정보에 Access해서 양질의 정보를 추출하는 것인가’가 우리가 살아 가는 이 시대의 중요한 과제라면, Folder의 사용을 통해 우리는 정보를 분류해 보고, 분류한 정보를 좀 더 신속하게 사용하게 될 것이다. 또한 위의 Category에 따라 독서를 하게 되면 독서를 편식하지 않게 되어 좋다.

Written by Chris Choi

November 3, 2012 at 3:12 pm

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