Chris Choi's Blog

함께 관리하고 공유하는 일정 관리, TeamGantt

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Project Manager로서 하나의 Project를 수행하는 데 일정 관리는 매우 중요한 요소 중 하나입니다. 적절한 일정 관리 없이는 Project의 성공을 기대할 수 없기 때문입니다. 저 역시 PM으로서 Project를 수행할 때 일정을 관리하고 있으며, 효율적은 일정 관리를 위해 Microsoft Project라는 Software를 사용하고 있습니다.

Microsoft Project는 상위 Task와 하위 Task를 구성하고, 해당 Task에 대한 기간과 시작일, 완료일, 자원 등을 관리하는 Software입니다.

 

함께 관리하고 공유하는 일정 관리, TeamGantt_Image 1

[Figure 1. Project 일정 관리를 위해 Microsoft Project를 사용하는 경우가 많습니다.]

 

그러나 사용해 보신 분이라면 Microsoft Project에 대해 아쉬운 점을 몇 가지 느끼셨을 겁니다.

 

  • 공동 작업을 하기 쉽지 않다.
  • 초보자가 사용하기에는 기능이 다소 복잡하다.
  • 각 일정에 대해 자동 Notification을 보내기가 쉽지 않다.

 

Project의 일정은 한 두 사람이 정하고 일방적으로 통보하는 것이 아닙니다. 일정을 함께 관리하고 공유할 때 Project가 더 나은 방향으로 나갈 수 있습니다. 이 같은 점을 보완한 Online 일정 관리 도구가 있습니다. 바로 ‘TeamGantt’입니다. 오늘은 TeamGantt 사용법을 소개해 드리겠습니다.

TeamGantt의 Home page에 보면 다음과 같이 장점들을 나열하고 있습니다.

 

함께 관리하고 공유하는 일정 관리, TeamGantt_Image 2

[Figure 2. TeamGantt Home page]

 

앞서 언급했던 Microsoft Project의 아쉬운 점들을 중점에 두었음을 알 수 있습니다. E-mail 연동과 공지 기능 등 공유에 초점을 맞추고 있음을 알 수 있습니다.

 

Trial 보기

TeamGantt는 Online Service입니다. 따라서 Online 상에서 미리 사용해 볼 수 있도록 한 달간 Trial을 제공하고 있습니다. Home page에서 ‘Try Free’를 선택한 후, e-mail 등 기본적인 정보만 입력하면 한 달간 자유롭게 TeamGantt를 시험해 보실 수 있습니다. 저도 한 번 사용해 보았습니다.

먼저 Project를 생성합니다. Microsoft Project에서 새 File을 생성하는 것처럼, TeamGantt에서는 ‘+ New Project’ Button을 눌러 신규 Project를 생성하게 됩니다.

 

함께 관리하고 공유하는 일정 관리, TeamGantt_Image 3

[Figure 3. Project 생성하기]

 

Project 명, TeamGantt에서 제공하는 Template, Project 수행 요일 등을 선택하게 됩니다. Template의 경우는 개인이 생성하고 사용할 수 있습니다. 대부분 Microsoft Project에서도 Option에서 선택할 수 있는 사항들입니다. 저는 결혼 준비를 하나의 Project로 구성해 보았습니다.

 

함께 관리하고 공유하는 일정 관리, TeamGantt_Image 4

[Figure 4. Project 기본 정보 입력하기]

 

하나의 Project는 여러 개의 Task로 구성됩니다. 제가 하고 있는 IT Project도 ‘분석 – 설계 – 개발 – Test’와 같은 상위 Task로 구성되어 있습니다. 상위 Task는 하위의 여러 Task로 구성되는데요, 예를 들어 Test는 단위 Test, 통합 Test 등의 Task로 구성됩니다.

먼저 상위 Task인 ‘프로포즈’를 입력해 봅니다. 각 Task는 시작일과 종료일을 가지게 됩니다. 수시로 Task를 열어서 진도율을 Percent로 입력할 수 있으며, Task의 특성에 맞게 색깔로 구분할 수도 있습니다. ‘Resources’는 투입 자원으로, ‘Chris Choi’가 투입되어 해당 Task를 수행한다는 의미입니다.

 

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[Figure 5. Task 입력하기]

 

특징적인 것은, 각 Task에 대해 필요한 문서를 저장해 둘 수 있습니다. Online 상에서 일정이 관리되기 때문에 여러 사람이 문서를 관리하고 등록할 수 있습니다. 또한 진행 상황이나 Issue에 관해 Comment를 남길 수도 있습니다. Online 일정 관리의 강점이 드러나는 부분입니다. 마지막으로 주기에 따라 투입 자원에게는 Task에 대한 공지 e-mail이 전송됩니다.

 

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[Figure 6. e-mail Notification]

 

하위 Task를 생성하려면 상위 Task에서 ‘Insert Task Below’ 혹은 ‘Insert Group Below’를 선택하시면 됩니다. 프로포즈를 하려면 선물도 준비해야 하고 장소도 마련해야 합니다. 이런 일들이 프로포즈라는 상위 Task에 속하는 하위 Task입니다.

 

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[Figure 7. 하위 Task 생성하기]

 

앞서 보여 드린 Microsoft Project와 동일한 Task들을 TeamGantt를 이용해 표현해 보았습니다. 크게 다른 점은 없지요? 그러나 Online의 장점인 공유와 공동 관리, e-mail Notification 등의 추가 기능이 TeamGantt에는 포함되어 있습니다.

 

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[Figure 8. TeamGantt를 이용한 Project 관리]

 

소규모의 다소 간략한 수준의 일정 관리라면, 특히 Project 구성원들이 함께 일정 관리를 하고 싶다면 TeamGantt를 추천해 드립니다. 그러나 Microsoft Project는 다양한 기능들을 보유하고 있다는 점을 간과해서는 안 됩니다. Project의 용도에 맞게 일정 관리 도구를 선택하신다면 좀 더 효율적인 Project 수행이 가능하리라 생각합니다.

 

References

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Written by Chris Choi

December 5, 2012 at 10:12 pm

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