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지식의 이동

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“성을 쌓고 사는 자는 반드시 망할 것이며, 끊임없이 이동하는 자만이 살아남을 것이다.”

– 돌궐 제국의 명장 톤유쿠크

이 시대의 인재는 좋은 Input을 충분히 활용해 자기만의 글과 목소리로 지식을 창출하고, 그것을 다른 이들과 공유하며 Feedback을 받는 사람이라고 생각한다.

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Written by Chris Choi

February 1, 2013 at 12:41 pm

Knowledge Management

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내가 관심을 가지고 책을 읽으며 틈틈이 글을 쓰는 분야들을 Categorization 해 보았다.

 

[Image 1. Category of Knowledge Management]

위 분야에 대해 다음과 같은 Input을 이용해 Knowledge Management를 하고 있다. 개인이 결코 소화할 수 없는 엄청난 정보 중에 내가 소화할 수 있는 만큼의 지식을 섭취하고 관리하기 위해 노력하고 있다. 따라서 정보의 취사선택은 매우 중요하다. 취사선택을 하지 못해 지나친 정보를 다루게 된다면 그것은 일종의 스트레스가 된다. 따라서 스트레스를 자초하지 않도록 필요한 정보만을 다루도록 한다.

 

Knowledge Management_Image 2_Source of Knowledge Management

[Figure 2. Source of Knowledge Management]

 

지나치게 다양한 관심이 아닐까, 얕은 관심으로 머물지 않을까 고민이 되기도 한다. 그럼에도 불구하고 틈이 나는 대로 조금씩 공부해 보려 한다.

Written by Chris Choi

November 11, 2012 at 6:14 am

Folder Management

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우리는 정보의 홍수, 아니 정보의 카트리나 Hurricane Katrina 시대에 살고 있다. 정보는 세상에만 넘치고 있는 것이 아니다. 우리의 PC에도, 우리의 Digital Camera에도 정보는 넘쳐 나고 있다. 따라서 우리는 정보를 잘 먹고 소화하느냐, 아니면 오히려 과도한 정보에 먹혀 버리느냐 하는 중대한 갈림길에 직면해 있다고 볼 수 있다.

과도한 정보에 체하지 않기 위해서는 크게 다음의 두 가지 측면을 고려해야 한다.

 

  • Ÿ   입수하는정보의양을줄이되, 중요한정보를선택적으로입수하는
  • Ÿ   입수한정보를효과적으로관리하는

 

이 글에서는 두 번째 측면에 대해 언급해 보고자 한다. ‘Folder’의 효과적인 이용을 통해 정보를 관리하는 방법을 소개하고, 그 효용을 알아 보도록 한다.

Category로서의 Folder

내가 처음으로 Folder의 개념에 대해 관심을 가진 것은 e-mail을 본격적으로 업무에 사용하고 나서부터였다. 쏟아지는 e-mail을 관리하지 못하다 보니, 업무의 흐름을 놓치거나 할 일을 잊어 버리는 일이 종종 발생했다. 그래서 e-mail과 Folder의 결합을 고려하게 되었다.

회사에서는 Outlook을 사내 표준 소프트웨어 중 하나로 지정하는 경우가 많다. 그런데 종종 발견할 수 있는 점이 하나 있는데, Outlook 데이터 파일 – 확장자가 ‘pst’인 파일로, e-mail과 일정, 연락처 등을 저장할 때 사용되는 파일이다. – 을 생성한 후에 하위 Folder를 만들지 않고, 하나의 최상위 Folder에 모든 e-mail을 저장하는 것이다. e-mail의 개수가 많지 않다면 문제가 되지 않겠지만, 하루에도 50통, 100통의 e-mail을 받는 사람이라면 분류가 적절히 되어 있지 않은 e-mail의 홍수에 때때로 골머리를 썩을 것이다. 지난 주에 고객으로부터 받은 e-mail을 하나 찾아야 하는데, 그 고객으로부터 매일 여러 통의 e-mail을 받는다면 어떻게 해야 하는가? 이런 상황이 빈번하다면 업무의 효율성을 개선하는 데 도움이 되어야 할 e-mail이라는 정보가 오히려 효율성을 막아 서는 꼴이 될 수도 있다.

먼저 Outlook의 Folder를 생성하는 것으로부터 시작해 보자. 필자는 Business, English, Global Mind 등의 주제로 Folder를 만들어 사용하고 있다. 필요하다면 Sub-Folder를 한 수준, 혹은 두 수준 하위로 만들어도 좋다. 단, 너무 많은 하위 수준의 Folder가 존재하면 오히려 헷갈리기 쉬우므로, 최대 세 수준을 넘지 않도록 하는 것이 좋다.

[Figure 1. Outlook e-mail 관리를 위한 Folder]

Category적용

위의 Outlook Folder는 Local PC의 Folder 구조와 동일하다. 또한 보유 도서를 분류하는 Category와도 동일하다.

[Figure 2. File 관리를 위한 Folder]

 

Blog의 Menu도 마찬가지다.

 

 Folder Management_Image 3

[Figure 3. Blog의 Menu]

 

즉, 책이나 e-mail, 그리고 파일 등 모든 자료를 분류하고 저장하는 기준이 되는 Category를 다음과 같이 보유하고 있으며, 이 Category를 항상 적용하고 있다.

조금 번거롭더라도 시간을 내어 나에게 필요한 Folder List를 만들어 보자. 그리고 그 Category를 Outlook이나 PC에 만들고, 보유하고 있는 정보를 그 Category에 맞게 정리해 보자. 한 번 정리해 두면 추가되는 정보를 Category에 맞게 분류하고 저장하는 일은 그다지 어렵게 느껴지지 않을 것이다.

물론 한 번 만든 Folder List를 변경 없이 계속 사용하는 것은 어렵다. 시간이 흐름에 따라 Folder를 추가하고 삭제하는 일은 종종 필요하기 때문이다.

Folder Management_Image 3

[Figure 4. 문서 관리를 위한 Folder]

필자 역시 위의 사진과 같이 업무 등을 위해 자료를 정리하고 분류하며 위의 Folder List를 수 년에 걸쳐 조금씩 수정한 것이다. 당연히 앞으로도 계속 수정해 갈 것이다.

Folder 사용의편익

무엇보다 중요한 Folder 사용의 편익은 정보 Access 속도의 향상이다. ‘얼마나 신속하게 필요한 정보에 Access해서 양질의 정보를 추출하는 것인가’가 우리가 살아 가는 이 시대의 중요한 과제라면, Folder의 사용을 통해 우리는 정보를 분류해 보고, 분류한 정보를 좀 더 신속하게 사용하게 될 것이다. 또한 위의 Category에 따라 독서를 하게 되면 독서를 편식하지 않게 되어 좋다.

Written by Chris Choi

November 3, 2012 at 3:12 pm

학습 조직

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지식 경영에 관한 책을 보면 빠지지 않고 등장하는 것이 바로 “학습 조직”이다. 회사나 기관 등의 조직체에서 실질적인 지식과 경험을 공유할 수 있는 좋은 방법 중 하나가 학습 조직이기 때문이다. 문득 이런 생각을 해 본다. 신입 사원 시절부터 학습 조직을 통해 꾸준히 지식과 경험을 정리하고 축적했다면, 좀 더 전문성 있는 인력이 되어 있을까?

그것은 개인뿐만 아니라 조직에게도 큰 힘이 될 것이다. 일본의 아사히야마 동물원이 폐장 위기를 극복하고 일본 최고의 동물원으로 거듭날 수 있었던 원동력 중 하나도 학습 조직인 것이 그 반증이다.

물론 점점 개인화 되는 시대에 각자의 시간을 내어서 지식 공유를 한다는 것이 쉬운 일은 아니다.

 

Reference

  • 창조적 디자인 경영

Written by Chris Choi

October 27, 2012 at 2:00 pm

Knowledge Sharing

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자신의 Knowledge를 공유할 수 있는 형태로 만들었다면 되도록 사람들과 공유하자. 공유를 통한 이점이 있기 때문이다. 지식 공유는 지식을 더욱 풍성하게 한다. 누군가는 그 지식에 내용을 덧붙여 주기도 하고, 누군가는 잘못된 부분을 지적해 주기도 한다. 이 Feedback을 겸허히 수용해 지식을 더 정교하게 만들어 간다면, 처음 만든 지식은 분명히 더 좋은 지식으로 거듭날 것이다.

단, 지식 생성의 과정 중에 다음과 같은 이유로 공유를 미뤄야 할 때가 있을 것이다.

 

  • 다양한 시각이나 의견이 존재하는 주제에 관해 두루 이해하지 못한 경우
  • 지식 공개로 인해 본의 아니게 비판, 혹은 비난을 살 수 있는 경우

 

지식 관리 측면에서 지식이 그 빛을 발하기 위해서는 위와 같은 경우까지도 고려되어야 할 것이다.

업무 지식을 공유하는 것은 실질적인 도움을 준다. 예를 들어 금융 용어집은 업무에 필요한 것이다. 지식의 공유가 없다면 직원 각자가 금융 용어집을 만들어야 할 것이다. 그러나 누군가가 용어집의 초안을 작성해 공유하고, 그것을 바탕으로 각자가 추가로 필요한 내용을 덧붙인다면 개개인은 적지 않은 수고를 덜 수 있을 것이다. 이처럼 일부, 혹은 전체의 구성원이 업무에 필요로 하는 지식을 공유하는 것이 KM의 기본이다.

Written by Chris Choi

October 27, 2012 at 1:56 pm

Social Media와 Knowledge Management

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시골 의사 박경철씨의 Twitter를 통해 좋은 책을 소개 받는다. 이찬진씨의 Facebook을 통해 IT Trend를 소개 받는다. 이처럼 나에게 Social Media는 Knowledge Management의 도구 중 하나이다.

비단 유명인들뿐만이 아니다. 내 이웃들 역시 좋은 정보와 생각을 공유해 준다. 관심사를 나눔으로써 지식과 생각뿐만 아니라, 관계 형성에도 도움이 된다. (물론 관계의 형성은 개인적으로는 Off-line에 비할 바는 아니라고 생각한다.)

이렇게 배운 지식을 기존의 지식에 더해 Social Media를 통해 공유한다. 누군가는 나의 Contents에 도움을 받을 것이다. 이렇게 Social Media를 통해 우리는 Knowledge Management를 하고 있는 것이다.

Written by Chris Choi

October 19, 2012 at 3:47 pm